Mid-Level Executive Assistant – Global Banking & Markets
ITDS
Rola Executive Assistant w globalnym banku. Osoba na tym stanowisku będzie wspierać 5-6 dyrektorów zarządzających w codziennej administracji: zarządzanie kalendarzami, organizacja podróży, koordynacja spotkań, obsługa korespondencji i raportowanie wydatków. Praca w środowisku finansowym, wymagająca doskonałej organizacji i znajomości dwóch języków.
Brakuje: nie podano narzędzi używanych do zarządzania kalendarzem i wydatkami, brak informacji o strukturze raportowania i liczbie wspieranych executive'ów w zespole.
Rola Executive Assistant w globalnym banku. Osoba na tym stanowisku będzie wspierać 5-6 dyrektorów zarządzających w codziennej administracji: zarządzanie kalendarzami, organizacja podróży, koordynacja spotkań, obsługa korespondencji i raportowanie wydatków. Praca w środowisku finansowym, wymagająca doskonałej organizacji i znajomości dwóch języków.
- −Sprzeczność między opisem („praca tylko w biurze”) a danymi strukturalnymi (hybryda) – brak jasności co do modelu pracy
- −Rekrutacja przez agencję (ITDS) – możliwy outsourcing do nieznanego klienta
- !Brak informacji o narzędziach (np. Outlook, SAP Concur) – candidate może musieć szybko nauczyć się nowych systemów
- !Wymóg wizy? – ogłoszenie nie precyzuje, czy potrzebna jest wiza do USA
- •Zarządzanie kalendarzami 5-6 dyrektorów zarządzających (umawianie spotkań, koordynacja terminów)
- •Organizacja podróży służbowych: loty, hotele, transport, wizy
- •Obsługa korespondencji e-mail o dużej objętości
- •Przygotowywanie i przetwarzanie dokumentów podróży (wizy, bilety)
- •Zarządzanie wydatkami i fakturami zgodnie z polityką firmy
- •Rezerwacja sal na spotkania wewnętrzne i zewnętrzne
- •Wsparcie ad hoc dla zespołu, w tym zastępstwa telefoniczne i urlopowe
- •Aktualizacja rejestrów obecności i dokumentacji zespołu
Oferta skierowana do developerów z doświadczeniem komercyjnym (Mid).
Osoba z 2-letnim doświadczeniem administracyjnym, biegła w języku angielskim i polskim, znająca podstawy zarządzania kalendarzem i podróżami.
Osoby poniżej 2 lat doświadczenia w roli asystenta, nieznające języka polskiego lub angielskiego, ani osoby szukające pracy zdalnej (opis wskazuje na pracę stacjonarną).
- ?Ile osób liczy zespół administracyjny i komu podlega to stanowisko?
- ?Jakie narzędzia (Outlook, SAP, Concur) są używane na co dzień?
- ?Czy istnieje możliwość nadgodzin i jak są one kompensowane?
- ?Jaki jest klient końcowy (nazwa banku)?
- ?Jak wygląda proces rekrutacji – ile etapów, czy jest zadanie rekrutacyjne?
- −Nie podano narzędzi używanych do zarządzania kalendarzem i wydatkami
- −Brak informacji o strukturze raportowania i liczbie wspieranych executive'ów w zespole
- −Brak szczegółów dotyczących procesu rekrutacyjnego
- −Nie określono, czy oferta obejmuje możliwość przejścia na etat u klienta
Dynamiczne środowisko w prestiżowej instytucji finansowej, wymagające elastyczności i wysokiej organizacji.